Politique de Frais de Mission

Version n° 2.0 en date du 04/09/2026

PRÉAMBULE

La présente Politique de Frais de Mission, ci-après dénommée la « Politique », a pour objet de définir les règles applicables aux frais et dépenses engagés dans le cadre des missions professionnelles et de régir les relations entre les soussignés
NEGOSOL S.A.S.U, ci-après dénommé « Cabinet »
D’une part,

Et
Le fournisseur auquel le Cabinet fait appel pour réaliser des prestations de services dans le cadre d’un projet ou d’une mission de conseil, ci-après dénommé « Prestataire »
D’autre part,

Ci-après collectivement dénommés « Parties » et individuellement « Partie ».

Le devis émis par le Prestataire et accepté par le Cabinet, ainsi que tout contrat de prestation de services et autres contrats commerciaux conclus entre les Parties, sont dénommés ci-après « Accord commercial » au singulier et « Accords commerciaux » au pluriel.

ARTICLE 1 : Objet

La présente Politique définit les règles applicables aux frais de mission engagés par les Prestataires dans le cadre d’un Accord commercial.
Cette Politique a pour objectifs de :
– garantir un traitement équitable et homogène des frais professionnels ;
– permettre au Prestataire d’exercer ses missions dans des conditions appropriées ;
– assurer une utilisation responsable et maîtrisée des ressources du Cabinet ;
– définir les dépenses autorisées, les plafonds applicables et les modalités de remboursement ;
– assurer la conformité des dépenses avec les règles comptables, fiscales et sociales applicables ;
– renforcer la traçabilité et le contrôle des dépenses.
Cette Politique repose sur trois principes fondamentaux : nécessité professionnelle, raisonnabilité de la dépense et justification.

ARTICLE 2 : Champ d’application

La présente Politique est applicable au Prestataire lorsque son application est expressément stipulée dans les Accords commerciaux. Dans ce cas, le Prestataire s’engage à respecter l’ensemble des dispositions de la présente Politique dans le cadre des missions réalisées pour le compte du Cabinet.
Cette Politique couvre notamment :
– les déplacements professionnels en France et à l’étranger ;
– les transports ferroviaires et aériens ;
– la location et l’utilisation de véhicules ;
– l’hébergement ;
– les repas ;
– les frais de représentation ;
– les frais annexes liés aux déplacements professionnels.

ARTICLE 3 : Principes généraux

3.1 Principe de nécessité professionnelle
Toute dépense doit être engagée exclusivement pour les besoins de l’Accord commercial et présenter un caractère raisonnable au regard de la prestation réalisée.
Les dépenses personnelles, même engagées pendant un déplacement professionnel, ne sont pas remboursables.

3.2 Principe de modération
Le Prestataire doit privilégier la solution présentant le meilleur équilibre entre :
– coût ;
– durée du déplacement ;
– contraintes opérationnelles ;
– conditions de travail ;
– sécurité.
Le choix d’une solution plus coûteuse doit pouvoir être justifié par un impératif professionnel.

3.3 Principe de justification
Tout remboursement est conditionné à la présentation d’un justificatif conforme, sauf dispositions spécifiques prévues par la présente Politique.
Le justificatif doit permettre d’identifier au minimum :
– la date ;
– le fournisseur ;
– la nature de la dépense ;
– le montant ;
– le cas échéant, la TVA.

3.4 Principe d’autorisation
Les déplacements professionnels doivent, lorsque cela est prévu dans les Accords commerciaux, être préalablement autorisés par le Cabinet.
Pour les déplacements internationaux, les règles spécifiques de validation définies par le Cabinet doivent être respectées.

ARTICLE 4 : Réservation des déplacements

4.1 Principes de réservation
Les Prestataires doivent réserver leurs déplacements suffisamment à l’avance afin de bénéficier des tarifs professionnels les plus compétitifs.
Si le Cabinet propose l’utilisation d’une plateforme de réservation ou d’un outil de gestion des déplacements, celui-ci doit être utilisé en priorité.

4.2 Anticipation
À titre de principe, les réservations doivent être effectuées dès que la date du déplacement est connue et, dans la mesure du possible :
– train : au moins 7 jours avant le départ ;
– avion : au moins 14 jours avant le départ ;
– hôtel : dès connaissance du déplacement.
Ces délais peuvent être adaptés en fonction des contraintes opérationnelles de l’Accord commercial.

ARTICLE 5 : Transport ferroviaire

Le train constitue le mode de transport privilégié lorsque son utilisation est compatible avec les contraintes de l’Accord commercial.
Le Prestataire est autorisé à voyager en 1re classe, y compris pour les trajets en France et en Europe.
Le choix de l’horaire doit rester cohérent avec les impératifs d’Accord commercial et permettre d’optimiser le temps de déplacement.
Les options et suppléments doivent rester raisonnables et être justifiés par les besoins professionnels.

ARTICLE 6 : Transport aérien

6.1 Principes généraux
L’avion peut être utilisé lorsque la durée du trajet, la distance ou les contraintes opérationnelles le justifient.

6.2 Classe de voyage autorisée
Le choix de la classe de voyage dépend de la destination et de la durée du vol.
Les règles suivantes s’appliquent :

Destination / durée	Classe autorisée
Europe	Économie
Hors Europe – vol < 4 heures	Économie
Hors Europe – vol > 4 heures	Économie / Premium / Affaire

Les options de confort purement personnelles ne sont pas remboursables.

ARTICLE 7 : Transports locaux

7.1 Transports en commun
Les transports en commun sont remboursables.

7.2 Taxi et VTC
Le recours à un taxi ou à un VTC est autorisé lorsque :
– les transports en commun ne sont pas disponibles ou adaptés ;
– leur utilisation permet un gain de temps significatif ;
– les horaires ou les conditions de sécurité le justifient ;
– plusieurs Prestataires voyagent ensemble et que le coût est raisonnable.
Le recours à un taxi ou à un VTC doit être justifié par les besoins de l’Accord commercial et est limité à une distance maximale de 100 km.

ARTICLE 8 : Location de véhicule

8.1 Catégorie de véhicule
Lorsque la location d’un véhicule est nécessaire, la catégorie du véhicule est déterminée selon la distance à parcourir et le nombre de Prestataires concernés.

Situation	Catégorie de véhicule autorisée
Trajet inférieur à 100 km A/R	Catégorie A / B / C
Trajet supérieur à 100 km A/R	Catégorie A / B / C / D / E
Plus de 3 Prestataires dans le même véhicule	Catégorie A / B / C / D / E

Le choix d’une catégorie supérieure doit être préalablement justifié par une contrainte opérationnelle et validé par le Cabinet.

8.2 Boîte automatique
La location d’un véhicule équipé d’une boîte automatique est possible sur demande au Cabinet.
Cette option doit être précisée au moment de la réservation et reste soumise aux disponibilités du loueur.

8.3 Options et assurances
Les options et assurances nécessaires aux Accords commerciaux peuvent être prises en charge.
Les options de confort ou prestations supplémentaires sans justification professionnelle ne sont pas remboursables.
Les amendes, contraventions et frais résultant d’un usage personnel ou d’un comportement fautif du Prestataire ne sont pas pris en charge par le Cabinet.

ARTICLE 9 : Utilisation du véhicule

Les frais de carburant, de péage et de stationnement engagés dans le cadre de l’Accord commercial peuvent être remboursés sur présentation d’un justificatif.
L’utilisation du véhicule du Prestataire dans le cadre professionnel peut être autorisée lorsque cette solution est pertinente au regard de l’Accord commercial.
Dans ce cas, le remboursement est effectué selon le barème kilométrique applicable, sous réserve des règles internes du Cabinet.
Le Prestataire doit pouvoir justifier :
– du motif professionnel du déplacement ;
– de la date ;
– du trajet effectué ;
– du nombre de kilomètres ;
– du véhicule utilisé.

ARTICLE 10 : Hébergement

10.1 Principes
L’hébergement est remboursable lorsqu’il est nécessaire à la bonne exécution de l’Accord commercial.
Le Prestataire doit privilégier un établissement offrant un niveau de confort approprié au contexte professionnel et présentant un tarif conforme aux plafonds définis ci-dessous.

PAYS – Zone	Plafond par nuit
FRANCE – Paris / Île-de-France	200 € TTC
FRANCE – Province et outre-mer	150 € TTC
Hors FRANCE	200 € TTC

Ces plafonds comprennent :
– la chambre ;
– la taxe de séjour.
Tout dépassement doit être validé par le Cabinet, notamment en cas de forte demande, d’événement professionnel ou d’absence d’offre raisonnable respectant le plafond.

10.2 Dépenses personnelles
Les prestations personnelles telles que minibar, films, spa, massages, room service non justifié et autres services de confort personnel ne sont pas remboursables.

ARTICLE 11 : Repas

11.1 Principes
Les repas engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel sont remboursables dans la limite des plafonds définis ci-dessous.

PAYS – Zone	Petit déjeuner	Déjeuner	Dîner
FRANCE – Paris / Île-de-France	20 € TTC	40 € TTC	50 € TTC
FRANCE – Province et outre-mer	15 € TTC	30 € TTC	40 € TTC
Hors FRANCE	15 € TTC	30 € TTC	40 € TTC

11.2 Repas avec des clients et partenaires
Les repas avec des clients ou Fournisseurs sont autorisés lorsqu’ils présentent un intérêt professionnel identifiable aux Accords commerciaux.
La note de frais doit mentionner :
– la date ;
– le lieu ;
– le nom des participants ;
– leur entreprise, le cas échéant ;
– l’objet professionnel du repas.
Les règles de conformité, d’éthique et de prévention des conflits d’intérêts du Cabinet doivent être respectées.

ARTICLE 12 : Procédure de remboursement

12.1 Note de frais
Toute dépense engagée dans le cadre de l’Accord commercial doit être déclarée par le Prestataire au moment de l’émission de sa facture.
La note de frais doit comporter :
– la date ;
– la nature de la dépense ;
– le montant ;
– la devise, le cas échéant ;
– le motif professionnel ;
– le client ou projet concerné lorsque pertinent ;
– le justificatif correspondant.

12.2 Justificatifs
Les justificatifs doivent être lisibles et authentiques.
Les justificatifs originaux correspondant aux dépenses déclarées doivent être transmis par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au siège social du Cabinet, dans un délai maximum de 15 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture correspondante.
Une remise en main propre des justificatifs à un interlocuteur salarié du Cabinet est également autorisée.
Lorsque le Prestataire se trouve hors de France au moment de l’émission de la facture, un délai supplémentaire peut être accordé, sous réserve d’un accord préalable du Cabinet et en fonction des contraintes liées à l’acheminement des documents.
La perte exceptionnelle d’un justificatif doit être signalée et faire l’objet d’une validation conformément à la procédure interne du Cabinet.
Une dépense non justifiée peut être refusée.

12.3 Devises étrangères
Les dépenses engagées en devises étrangères sont converties selon le taux applicable retenu par le Cabinet, notamment :
– le taux effectivement appliqué par la carte bancaire professionnelle du Prestataire ;
– le taux de change figurant sur le relevé bancaire du Prestataire ;
– ou, à défaut, un taux de référence défini par le Cabinet.

ARTICLE 13 : Dépenses non remboursables

Sauf exception expressément validée, ne sont notamment pas remboursables :
– les dépenses personnelles ;
– les amendes et contraventions ;
– les dépenses résultant d’un comportement fautif ;
– les achats personnels ;
– les prestations de confort personnel ;
– les frais engagés pour des proches ;
– les surclassements personnels ;
– les dépenses excessives ou manifestement déraisonnables ;
– les dépenses sans justification professionnelle ;
– toute dépense contraire aux règles éthiques ou de conformité du Cabinet.

ARTICLE 14 : Contrôles et conformité

Le Cabinet se réserve le droit de contrôler les dépenses déclarées et de demander toute information complémentaire nécessaire à leur validation.
Les contrôles peuvent notamment porter sur :
– les justificatifs ;
– le respect des plafonds ;
– la cohérence des dates et lieux ;
– la réalité du déplacement ;
– les éventuels doublons ;
– le respect des règles de validation.
Toute déclaration frauduleuse, falsification de justificatif ou tentative de remboursement indu peut donner lieu à des mesures appropriées conformément aux règles applicables au sein du Cabinet.

ARTICLE 15 : Exceptions

Toute exception à la présente Politique doit être :
– justifiée par un besoin professionnel dans le cadre de l’exécution de l’Accord commercial ;
– documentée ;
– approuvée par le Cabinet.
Les exceptions récurrentes doivent faire l’objet d’une analyse afin de déterminer si elles justifient une évolution de la Politique.

ARTICLE 16 : Modification de la Politique

Le Cabinet se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment.
Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur le Site internet du Cabinet et seront applicables aux Accords commerciaux en cours dès leur notification écrite (lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel avec accusé de lecture) au Prestataire.
Le Prestataire dispose de la faculté de refuser la nouvelle version de la Politique par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au siège social du Cabinet) dans un délai de 15 jours à compter de leur notification. Dans ce cas, la Politique antérieurement acceptée restera applicable pour la durée des Accords commerciaux en cours.

ARTICLE 17 : Acceptation de la Politique

Les dispositions de la présente Politique peuvent être adaptées par voie d’annexe dans l’Accord commercial. Dans ce cas, les dispositions spécifiques prévues dans ladite annexe prévaudront sur les dispositions correspondantes de la présente Politique. Les dispositions de la présente Politique qui ne sont pas expressément modifiées par annexe demeureront pleinement applicables.
Le Prestataire reconnaît avoir pris connaissance de la présente Politique et l’accepte sans réserve, sauf stipulation contraire dans l’Accord commercial.